Artikel 1. Benaming en rechtsvorm :

De vereniging draagt de naam WTC Mijnsprinters Galmaarden en deze is opgericht als een feitelijke vereniging.

Artikel 2. Lidmaatschap :

De vereniging is toegetreden lid van de VWB onder clubnummer 1150.

Artikel 3. Zetel :

De zetel van de vereniging is gevestigd te Stationsstraat 53, 1570 Galmaarden.

Artikel 4. Doelstellingen en voorwerp van de Vereniging :

Organisatie van vrijwillige fietsactiviteiten onder de vorm van een wielertoeristenclub, met hieraan verbonden tevens de organisatie van alle bijkomende activiteiten die kunnen bijdragen tot de financiële gezondheid van deze club.

Artikel 5. Duur van de vereniging :

De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur. De vereniging kan ten allen tijde ontbonden worden.

Artikel 6. Leden :

Iedereen die door het bestuur aanvaard wordt, kan lid worden, mits betaling van het jaarlijkse lidgeld.

Minderjarigen vallen onder de verantwoordelijkheid van hun ouders en kunnen meefietsen onder begeleiding van een ouder of een volwassene.

WTC Mijnsprinters Galmaarden is een club met bepaalde regels waaraan de leden zich moeten houden. Het bestuur behoudt zich het recht om niet-leden te weigeren om deel te nemen aan de ritten van de club.

Iedereen kan de vraag stellen om lid te worden van onze club. Net als bestaande leden nieuwe leden kunnen voorstellen aan het bestuur.

Voor een nieuw lid wordt toegelaten tot de club moet deze eerst aan een drietal testritten deelnemen zodat enerzijds hijzelf kan beslissen effectief lid te willen worden en anderzijds het bestuur het kandidaat-lid kan evalueren. Het bestuur is aldus vrij om een nieuw lid toe te laten, alsook een nieuw lid te weigeren.

Iemand die twijfelt om lid te worden, mag ter kennismaking aan enkele ritten deelnemen. We sluiten echter niemand uit om deel te nemen aan de ritten van de club, maar het is evident dat deze persoon niet als een lid van de club beschouwd wordt en dat deze dan ook niet mee geniet van de voordelen verbonden aan het lidmaatschap van de club.

Artikel 7. Lidmaatschapsbijdrage van leden en de basisverplichtingen als lid :

Voor 2023 vraagt de club 50 euro lidgeld. Aan het einde van elk jaar wordt gecommuniceerd tegen welke datum het lidgeld moet voldaan zijn. Het betalen van het lidgeld geeft recht op een nieuwjaarscadeau en een gratis inschrijving voor 1 volwassene tijdens het jaarlijkse banket.

Door dit lidgeld te betalen erkennen de leden de basisverplichtingen van de club:

  • De leden gaan akkoord met de artikels opgenomen in de statuten en het reglement van de club
  • Officiële clubritten gebeuren steeds in de meest recente uitrusting (voor meer info hierover zie verder )
  • Voor de veiligheid is het dragen van een fietshelm verplicht tijdens de ritten.
  • De club sluit de leden aan bij de VWB, waardoor alle leden beschikken over een verzekering. Deze verzekering is geldig voor het voltallige gezin. Deze verzekering geeft onder andere recht op een vergoeding voor lichamelijke schade/letsel, korting bij inschrijving van rally’s georganiseerd via VWB, groepsverzekering voor BBQ en banket en gratis pechverhelping. Meer concrete informatie over deze verzekering kan terug gevonden worden op de website van de VWB.
  • De leden nemen regelmatig deel aan de officiële clubritten, zeker tijdens het zomerseizoen.
  • De leden nemen regelmatig deel aan de extra-sportieve activiteiten die georganiseerd worden (nieuwjaarsreceptie, clubdag, afsluitingsfeest, barbecue…)
  • De leden helpen bij de jaarlijkse barbecue die de club organiseert (voorbereidingen, dagtaak of opruimen…). Alle andere vrijwillige hulp buiten deze activiteit is uiteraard ook steeds welkom.

Artikel 8. Kledij :

De clubkledij wordt om de 4 jaar “vernieuwd” en wordt aangeboden aan de leden voor een beperkte eigen bijdrage. Deze heel voordelige prijs voor een sterk kwalitatief aanbod is alleen maar mogelijk dankzij de financiële steun van onze sponsors en het aanspreken van de financiële reserves van de club. Telkens wanneer er een nieuwe clubuitrusting komt, wordt door het bestuur geëvalueerd wat er haalbaar is en wat de eigen bijdrage zal zijn.

Bij een bestelling moet de kledij op voorhand betaald worden en dit via overschrijving op de rekening van WTC Mijnsprinters Galmaarden. Het rekeningnummer is BE69 0013 7271 3078

Indien de kledij tijdens officiële clubritten wordt beschadigd door eventuele valpartijen, dan kan het lid de beschadigde kledij aan halve prijs vervangen door nieuwe.

Uit respect voor alle sponsors wordt van de leden verwacht dat zij bij elke officiële rit de laatste nieuwe clubkledij draagt.

Artikel 9. Fietstochten :

Alle fietstochten starten aan het stationsplein aan het clublokaal Paulana.

  • Het zomerseizoen begint bij de overschakeling naar het zomeruur op de laatste zondag van maart. Tijdens het zomerseizoen wordt er vertrokken om 8.30 uur
  • Het winterseizoen begint bij de overschakeling naar het winteruur op de laatste zondag van oktober. Tijdens het winterseizoen wordt er vertrokken om 9.00 uur

Er wordt in verschillende groepen vertrokken, waarbij een onderscheid gemaakt wordt op basis van de gemiddelde snelheid die elke groep nastreeft, en waarbij we rekening houden met het zomer- en winterseizoen en het te af te leggen parcours.

De verschillende groepen zijn als volgt:

A – winter- en zomerseizoen > 28 km/u

B – winterseizoen 25-27 km/u, zomerseizoen 26-28 km/u

C – winterseizoen 22-24 km/u, zomerseizoen 23-25 km/u

De volgende regels moeten in acht genomen worden tijdens de ritten:

  • Iedereen is vrij om de groep te kiezen waarmee hij wenst mee te gaan. Hij/zij dient zich dan wel te houden aan de gemiddelde vooropgestelde snelheid binnen die groep
  • Elk lid kan op elk ogenblik van het seizoen van de ene groep naar de andere overstappen.
  • Iedereen is vrij om een parcours voor te stellen
  • De snelheid kan worden aangepast naargelang de aard van het parcours en de weersomstandigheden.
  • Iedere groep vertrekt in groep en komt ook samen aan.
  • Bij materiaalpech wacht de voltallige groep tot de pech verholpen is. Elk lid is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen materiaal en voorziet zijn eigen reserve-onderdelen.
  • Bovenaan een helling wordt steeds gewacht tot het ogenblik dat de groep opnieuw voltallig is.
  • Tijdens de fietstochten wordt de wegcode gevolgd. Groepen van minstens 15 tot maximum 50 leden zijn niet verplicht de fietspaden te volgen en mogen bestendig 2 aan 2 fietsen op voorwaarde dat de groep gegroepeerd blijft.

Naast elke zondag wordt er ook gereden op alle feestdagen. Dit wordt steeds gecommuniceerd via mail en zal tijdig worden aangegeven op de website.

Naast de officiële clubritten op zon- en feestdagen zijn onze leden uiteraard vrij om ook tijdens de week ritten te doen. Zodra de weersomstandigheden het toelaten wordt er iedere donderdagavond om 18 uur een rit aan B-tempo gereden of om 18u30 aan C-tempo. Deze ritten worden niet officieel door de club georganiseerd, maar door de leden zelf. Deze ritten vallen dan ook niet onder de regels opgelegd door de club.

Op de fiets, gedragen we ons, dit wil zeggen dat we ons houden aan het verkeers­reglement en we hoffelijk zijn. Op de fiets hebben we ook respect voor de andere weggebruikers en ook voor de natuur (we houden onze afval bij, dus onderweg niets op de openbare weg gooien). Elk lid fietst op eigen verantwoordelijkheid en op eigen risico.

Na elke clubrit wordt er in het clublokaal Paulana verzameld door de leden. Deelname hieraan is uiteraard niet verplicht maar wie deelneemt, legt hiervoor standaard 5€ per persoon uit. Wie “duurdere” consumpties nuttigt, of meer dan 2 drankjes, wordt verondersteld een bijkomend bedrag uit te leggen.

Artikel 10. Clubkampioenschap :

Tijdens het zomerseizoen worden de aanwezigheden genoteerd tijdens de officiële ritten op zon- en feestdagen. Ook voor bepaalde extra-sportieve activiteiten worden punten genoteerd. Na het eindejaarsbanket wordt dan de clubkampioen aangeduid.

Hierbij geldt de volgende toekenning van punten :

  • Deelname aan zondagsrit of op officiële feestdag: 1 punt
    • Voorwaarde: het clublid heeft de rit volledig uitgereden (uitzondering: pech) en draagt de meest recente clubuitrusting uit respect voor de sponsors
  • Deelname aan georganiseerde clubuitstappen: 1 punt met dezelfde voorwaarde als hierboven
  • Deelname aan nieuwjaarsreceptie: 2 punten
  • Deelname aan clubdag: 2 punten
  • Hulp bij BBQ: 2 punten per geholpen dag
  • Deelname aan banket: 2 punten

Er is slechts 1 kampioen per seizoen mogelijk en bestuursleden komen niet in aanmerking voor de titel. Om iedereen de kans te geven om clubkampioen te worden, is het slechts mogelijk om 1x om de 3 jaar de titel te veroveren.

Bij gelijkstand voor de 1ste, 2de of derde plaats gelden volgende regels:

  • In acht name van de puntenstand van het vorig seizoen
  • Indien nog steeds gelijk: het totaal van de toegekende punten voor deelname aan de nieuwjaarsreceptie, BBQ, clubdag en het banket geven de doorslag.

Artikel 11. Verzekering als bestuur :

Een veilige sportomgeving is essentieel om alle leden (en eventueel hun familie) vrijuit en ongestoord te laten deelnemen aan de activiteiten van de club. Onze sportvereniging engageert zich daarom om al haar leden, bestuurders en vrijwilligers maximaal te beschermen door het afsluiten van de nodige verzekeringen.

Artikel 12. Financiële situatie :

Elk jaar organiseert onze club evenementen en activiteiten. De bedoeling hierbij is om onze leden maximaal te laten genieten van de inkomsten van de club, maar vooral om de club financieel gezond te houden.

Daarom wordt van ieder lid de nodige inzet verwacht bij de organisatie hiervan, gaande van het zoeken van één of meerdere sponsors tot het meehelpen bij evenementen.

Zoals reeds hierboven aangegeven zijn alle inkomsten ten voordele van de leden en de club. Het bestuur streeft bovenal naar de financiële gezondheid van de club, maar verdeelt de financiële opbrengsten in de mate van het mogelijke over de verschillende activiteiten die door de club georganiseerd worden. Dit weerspiegelt zich vooral in een belangrijke (of volledige) bijdrage in de deelnameprijs voor elk van deze activiteiten.

Een volmacht op de bankrekening van de club wordt toegekend aan de voorzitter en de penningmeester.

Tijdens de ledenvergadering wordt er steeds uitleg gegeven over de financiële gezondheid van de club. Hierbij wordt dan ook jaarlijks tevens kwijting gegeven aan het bestuur.

Artikel 13. Ledenvergadering :

Minstens één keer per jaar heeft er een algemene ledenvergadering plaats. Elk lid wordt tijdig in kennis gesteld van de concrete datum van die vergadering zodat het lid zeker kan aanwezig zijn.

Artikel 14. Bestuur :

Het bestuur is samengesteld uit minstens 4 leden, geen enkele functie is bezoldigd.

Een lid kan op eigen vraag toetreden tot het bestuur. Tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering zal het bestuur een beslissing nemen over de kandidatuur.

Het bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en een penningmeester. Indien nodig of gewenst, dan kunnen maximaal 2 functies gecombineerd worden.

De voorzitter is dé eerste vertegenwoordiger van de club. Indien hij niet beschikbaar is, dan wordt deze rol tijdelijk overgenomen door de ondervoorzitter.

De secretaris waakt over de goede organisatie van de vergaderingen van het bestuur en staat in voor de cummunicatie met de gemeente Galmaarden.

De penningmeester houdt controle op de financiën van de club. Hij of zij verzorgt eveneens de notulering van deze vergaderingen.

Het bestuur leidt de zaken van de club. Het bestuur is hierbij bevoegd voor alle aangelegenheden die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de club.

Het bestuur beslist aldus, in het belang van de club, over o.a. de fiets- en activiteitenkalender, statuten & huishoudelijk reglement, vaststelling bedrag lidgeld en fietskledij, activiteiten om de financiële middelen van de club op peil te houden, aanwerving en uitsluiting van leden, … .

Het bestuur vergadert maandelijks, en dit telkens op de 1e maandag van de maand. De datum van vergadering kan steeds gewijzigd worden. Alle leden zijn welkom om deel te nemen aan deze vergadering alsook om agendapunten of voorstellen aan te leveren.

Het bestuur vertegenwoordigt de club in alle handelingen, zowel in als buiten rechte.

Eric Valckenier is aangesteld als voorzitter, Lieven Adriaenssens als ondervoorzitter, Vincent Deschuyteneer als secretaris en Sofie Cobbaert als penningmeester.

  

Artikel 15. Ontbinding en vereffening :

Het bestuur kan steeds de beslissing nemen om over te gaan tot de ontbinding en vereffening van de club, mits voorlegging op de jaarlijkse ledenvergadering en goedkeuring door een 2/3 meerderheid van de leden.

In geval van een positieve financiële situatie, dan zal er besloten worden om deze gelden over te maken aan één of meerdere goede doelen.